Procedimiento de Comunicación Interna y Externa

Procedimiento de Comunicación Interna y Externa.

1. Objetivo

Establecer los lineamientos y las actividades que permitan una eficaz comunicación interna y externa entre los diferentes niveles y funciones de la Organización, así como con las partes interesadas, con relación a los aspectos ambientales e información relativa a la Calidad y Seguridad y Salud en el Trabajo en LIMPIEZA Y VIGILANCIA PROFESIONAL EMPRESARIAL, S.A. DE C.V.

2. Alcance

El presente procedimiento aplica a los usuarios de la organización, desde que se determina la necesidad de comunicar información referente al SGI y/o se recibe comunicación de partes externas interesadas, hasta que se resguarda la evidencia de la comunicación interna / externa realizada.

3. Referencias

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, A. C., NMX-CC-9001-IMNC-2015 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos.

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, A. C., NMX-SAA-14001-IMNC-2015 Sistemas de Gestión Ambiental – Requisitos.

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, A. C., NMX-SAST-45001-IMNC-2018 “Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo-Requisitos con orientación y uso.

4. Responsabilidades

Responsable de la Comunicación

Asegurar que la comunicación interna se realice entre los diversos niveles y funciones de la organización.
Garantizar que la comunicación pertinente de las partes externas recibida por la organización sea documentada y se brinde respuesta de manera oportuna.
Generar el Plan de Comunicación (FO-SGI-18) y seguimiento este debe de contener:
Qué comunicar
Cuándo comunicar
A quién comunicar
Cómo comunicar
Quien comunicará

Comisión de Seguridad e Higiene y Medio Ambiente.

Determinar que solicitudes externas se deben atender.

5. Definiciones

SGI : Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo.

Comunicación interna: Difusión de información dirigida a los colaboradores y colaboradoras de la organización.

Comunicación externa: Difusión de información dirigida a proveeduría de productos y servicios, partes interesadas y/o público en general.

6. Políticas

La Administración de la Calidad es la única persona facultada para comunicar de forma interna y externa, la información relativa al SGI en materia Calidad, Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo
Para la selección del medio de comunicación más adecuado para difundir la información, se deben considerar los siguientes criterios sin excepción:

Importancia de la información a comunicar
Alcance de la comunicación deseado

La comunicación interna se debe realizar entre los diversos niveles y funciones de la organización, dependiendo de la naturaleza y alcance de la información.

7. DESCRIPCION DEL PROCESO.

Responsable	Actividad
Usuario General	Identificar o recibir solicitud de partes interesadas. Nota: Se identifica la necesidad de comunicar cuando se haya detectado esto en el Plan de comunicación (FO-SGI-18), en virtud de que no nace de una solicitud.
Usuario General	Determinar la necesidad de comunicar de manera interna y/o externa información del SGI.
Nota: Algunos ejemplo respecto a la información a comunicar son, sin ser limitantes: Cambios a los procedimientos existentes Informar sobre actividades relativas al SGI. Ejemplo: Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos, campaña de toma de conciencia, resultados de objetivos, capacitaciones programas, etc. Difundir información ambiental y de seguridad y salud en el trabajo Mitigación de los peligros y riesgos a la seguridad y salud en el trabajo Manejo, transporte y almacenamiento de sustancias químicas Difundir las actividades de primeros auxilios
Usuario General	Generar solicitud de comunicación interna o externa y la envía al Responsable de Comunicación (FO-SGI-37).
Nota: El responsable de la comunicación no requiere llenar el formato de solicitud para difundir una información.
Responsable de la Comunicación	Recibir Solicitud de comunicación interna o externa (FO-SGI-37), y determinar si se cuenta con todos los elementos para su procesamiento.
Nota: Los criterios con que debe cumplir la Solicitud a fin de ser procesada son: Que la petición venga acompañada del formato establecido Que la solicitud venga debidamente llenada y sin campos vacíos. ¿Se cuenta con todos los elementos? En caso de que SI, continuar en la actividad 6. En caso de que NO, continuar en la siguiente actividad.
Usuario General	Notificar al usuario que no procede y le solicita complementar la solicitud de comunicación interna o externa. Regresar a la actividad 3.
Responsable de Comunicación / Comisión de Seguridad e Higiene y Medio Ambiente	Informar al Comisión de Seguridad e Higiene y Medio Ambiente y Responsable de Comunicación la solicitud de información. NOTA: La información que evalúa el Comité SSMA es relativa a ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018
Responsable de Comunicación / Comisión de Seguridad e Higiene y Medio Ambiente.	Determinar si es pertinente responder a la solicitud recibida.
Nota: La organización puede decidir sobre responder o comunicar aspectos sensibles de su SGI, como son sus Aspectos Ambientales Significativos, la publicación del índice de accidente a partes externas no gubernamentales, etc. ¿Es pertinente responder? En caso de que SI, continuar en la actividad 9. En caso de que NO, continuar en la siguiente actividad.
Responsable de Comunicación.	Informar al solicitante la negativa y el motivo de la misma. Fin del Procedimiento
Responsable de la Comunicación	Firmar de aprobación de la solicitud de Comunicación Interna y Externa.
Responsable de la Comunicación	Elaborar la respuesta o comunicado.
Nota: Se puede ocupar material didáctico para comunicar al cliente interno y externo (como pueden ser folletos, trípticos, carteles, pláticas documentadas, entre otros) u hoja membretada en el caso de comunicar a una entidad de gobierno.
Responsable de la Comunicación	Coordinar con el responsable del área la difusión o entrega de la información.
Responsable de la Comunicación	Archivar y resguardar los registros generados. Fin del procedimiento

8. Anexos

No. de Anexo	NOMBRE	CÓDIGO	SE ENCUENTRA EN MODO: (Impreso/ Electrónico)
1	Plan de Comunicación	FO-SGI-18	IMPRESO
2	Solicitud de Comunicación	FO-SGI-37	IMPRESO

Igualdad laboral y No discriminación